概要

• 全社ポータル活用の設定例

グループ・フォルダ

グループ、フォルダ、記事の関係性

• Kibelaの情報構成は、最上位に「グループ」、そこに紐づく「フォルダ」と「記事」という構成です

公開グループ・非公開グループ

• グループには、全員がアクセス可能な公開グループと、参加しているメンバのみアクセス可能な非公開グループがあります
• グループの操作（作成・アーカイブ等）を管理者権限をもつメンバーに限定することができます　Kibelaヘルプセンター >>

グループ・フォルダの構成パターン

①【公開グループ】全社　【非公開グループ】グループ会社、外部パートナー

• 【公開グループ】
  • グループ会社が誰でもアクセスできる公開グループ
• 【非公開グループ】
  • 各グループ会社ごとに共有するために非公開グループ化
  • 外部パートナー用には別途非公開グループを作成し、ゲストメンバーとして招待

②【公開グループ】全社、情報量の多いグループ　【非公開グループ】機密情報、外部パートナー

• 【公開グループ】
  • 全社グループとは別に、「組織別」でグループにしたり、「プロジェクト」、「社内FAQ」、「日報」など、量の多い情報分類をそれぞれ別の公開グループにして、他の情報と混ざらず探しやすくする
• 【非公開グループ】
  • 「機密情報」など特定の情報を共有するために非公開グループにする
  • 社外の取引先との情報共有用に非公開グループを作り、ゲストメンバーとして招待する

設計の流れ

グループ構成を決める

フォルダ構成を決める

• 情報の種類別、組織別、プロジェクト別など
• フォルダというよりタグのようなメタ情報としての扱いも

ユーザ権限を決める

• ゲストユーザの編集権限が気になる場合、編集履歴での確認、監査ログでの確認
  • Kibelaヘルプセンター >>

テンプレートを用意する

• 頻度が高く、定型項目化をした方が効率的な議事録、FAQなど
  • テンプレート管理にアクセス >>
  • テンプレート集へ >>
• 共同編集と編集履歴の活用

コメントを活用する

• 一つの記事に経緯も一括でまとめる
• 例）FAQなら、一記事のコメント活用で経緯も追えるようまとめることで、ビジネスチャットのように情報が流れたり、あちこちに散らばることがなくなる
  • FAQでの活用 >>

編集活用

• ドラッグ＆ドロップや埋め込みで、記事にデータを貼り付ける（スプレッドシート、プレゼンテーション、PDF、画像、動画、音声など）
  • 各種データ貼り付け例 >>
• 同時編集で複数名が同時に編集

情報を見つける

• グループトップやフォルダからの検索活用（除外検索も可能）
• 情報量が多い分類は、専用グループを立て見つけやすくする
• ピン留め、右カラム活用
• Webhook連携（ビジネスチャット側のカスタムインテグレーションやコネクタ関連をチェック）　
  • Kibelaヘルプセンター >>