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Kibelaについて｜総合

Published at August 31, 2020 11:30 a.m.
Edited at December 19, 2023 1:52 p.m.

人と情報に自由を。

Kibelaとは

自律的な組織になる
ナレッジ共有ツール

導入実績

製造、商社、金融
建設、不動産、流通小売
IT、教育、サービス
延べ9500社以上で導入

大切にしていること

  • ナレッジ共有をする上で、最終的に使う機能は一部のみであることが分かっています

  • Kibelaはひたすら機能を盛り込むのではなく、ムダをそぎ落とし、簡単な運用で継続可能にします

  • 組織と情報が成長しても、横断しても 「厳密な権限管理」 と 「柔軟な情報共有」 の相反する条件を両立させます

▼働き方、場所を問わないチームの効率化



▼属人的、縦割り構造から、横断型のワンチームへ

Kibelaのポジション

  • ナレッジ共有に最適化されたKibelaは、組織に合わせた幅広い情報を扱うことができます

  • そのため、100社100様の利用目的が存在し、オールインワンツールや職種専用ツール、業界専門ツールではカバーしきれないため、ナレッジ管理で完璧なツールは存在しません

  • どのツールを導入しても、必ず組織特有のルール設定が必要となります

    • 情報Aは●●に登録する
    • グループは▲▲が作成可能　など

  • つまり、自社の「文化」や「身の丈」に合っているかの見極めや、現行の業務フローとの歩み寄りが必要となります

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活用方法

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「Kibelaの強み」で課題解決

単一ファイル → データリレーションへ

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課題

  • Word、PowerPointのようなOffice365、Googleドライブ、PDFといった「単一ファイル」でのナレッジ問題
    • 情報はネットワークに乗っていないと届かない、活用できない
    • 議事録だけ見ても、何をやってるか理解できず、どのようなプロジェクトか、目的か、誰が参加してるかは見えない（情報がつながっていれば見える）
    • 単体情報だとそこで探索が止まってしまう
    • 編集権限がないと一部の人しか更新できない
    • ファイル名も煩雑で、どれが最新のデータか、正しいデータか分からない
    • 検索しても、フォルダをたどっても、情報が見つからない
    • 関連情報がまとめて見れず、複数のファイルを開く必要がある
    • データごとのアプリケーションが必要でPCスペックや利用環境にも影響する

Kibelaでの対策

  • 複数の情報が連携するKibelaなどのデータリレーション型への移行が、圧倒的に加速している

  • これまでのような管理が煩雑な「単一ファイル」ではなく、KibelaのようなWiki型で様々な関連情報と「データリレーション」し、簡単に管理・更新して共有する流れが主流に

  • 様々な関連情報をまとめて共有、確認できるため、圧倒的に効率があがり、最終目的であるビジネスへのデータ活用が加速する

  • Kibelaの「高精度な検索」により、グループ、フォルダ、期間やユーザなどの複数条件で絞り込んで見つけることができる

  • 「簡単に共有して見つけることができる」、これだけで一気に情報共有のハードルは下がり、ナレッジはいつでも最新になる

ITリテラシーが混在

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課題

  • 個々の経歴、職種、価値観などにより、様々なITリテラシーが存在する

  • 多機能になればなるほど、UIが複雑になり、社内からの問い合わせも増え、設定ばかりしていて、運用が煩雑になる

  • 属人的な知識は、まずみんなの目に触れるようにする必要があり、できるだけハードルを低くしする必要がある

Kibelaでの対策

  • 様々なツールで、実際に使われる機能は「ごく一部」

  • Kibelaはナレッジ管理として活用される様々なシーンを解析し、ムダをそぎ落とし、本当に必要な機能に厳選することで、日常業務に溶け込む快適な使用感を実現している

組織を横断

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課題

  • 柔軟に共有しつつ、特定の情報や人はアクセスコントロールしたい

  • ファイルごとの権限やフォルダの権限など、管理が煩雑になる

  • 社外のパートナーや、アルバイト用のデータを用意し、個別に共有するのが手間

Kibelaでの対策

  • Kibelaは、数千名以上の大規模な組織も多数活用中

  • Kibelaの「非公開グループ」や、「5段階のユーザ権限」を活用することで、グループ会社全体や、組織を横断したチームで「厳密な管理をしつつ、柔軟な横断共有が可能」という相反する条件を融合させることが可能

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幹事・運用の負荷

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課題

  • ツールが多機能で社内からの問い合わせが集中する

  • 設定項目が多く、運用に時間がかかる

  • 設定項目が多いと、設定が完了しただけで達成感を感じ、その先のデータ活用まで手が回らない

Kibelaでの対策

  • サポートチームとリアルタイムにコミュニケーションできるユーザ専用の「サポートチャット」を活用できる

  • 個々のユーザがKibelaサポートチームへすぐ質問できるため、これまで幹事様へ集中していた問合せも大幅に軽減

  • サポート費用は、月額の料金に含まれており、費用を気にすることなくスピーディーな解決を実現

ビジネスチャットとのすみわけ

課題

  • Teams、Slack、Chatworkなど、ビジネスチャットだけで情報共有すると、会社の公式情報であるナレッジが蓄積できず、見つからない

  • つい重要なディスカッションもビジネスチャットで済ませてしまう

Kibelaでの対策

  • Kibelaでは、一つの記事（情報）のコメント欄を使ってでディスカッションをし、経緯もまとめて確認できる

  • 一つのツールで全てを賄おうとすると、どこかにしわ寄せが出るため、「ツールをすみ分けるルール」を作るとよりスムーズになる

  • ツールのすみ分け例

    • Kibelaで出来ない事（Excelの計算、関数、大量リストなど）以外は全てKibelaに蓄積
    • ディスカッションは全てKibelaのコメント欄を活用

費用が心配

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課題

  • 最初は費用を抑えてスモールスタートしたい

  • 人の入れ替わりがあり、人数が変動する

Kibelaでの対策

  • Kibelaの有料プランでは、その月にログインがあったユーザだけに課金する「アクティブユーザ課金」を活用できる（非アクティブユーザ分を、翌月 Kibelaポイントで還元）

  • 例えば、コロナウィルスのような未曾有の事態が発生し、一時的にコストを抑えたい場合、蓄積した情報資産を途中でやめることなく、一定期間だけ利用人数を制限するなど調整しながら継続していくことも可能

    • 課金例）ユーザ数100人のチームで、ログインしたのは80人だった場合 →翌月20人分のKibelaポイントでお値引き

Kibelaが選ばれる理由

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Kibelaの主な機能

高度なセキュリティ仕様

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ユーザ権限：5段階の権限

  • オーナー、管理者がいわゆる管理者権限で、それ以外はユーザ権限、及びゲスト権限

  • 【活用例】

    • 外部パートナーとの情報共有に、「ゲストユーザ」として「非公開グループ」に招待し、限定的な情報共有をする

    • 期間限定のアルバイトスタッフを「閲覧専用ユーザ」として無料で招待し、費用を抑えながら効率的に情報共有を行う

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他のツールからインポート

  • 一定のツールから必要項目を設定してかんたんインポート（インポート中もKibelaは通常通り利用可能）
  • Kibela APIを利用してMarkdown形式でインポートも可能

記事作成：かんたんな操作ですぐ投稿

  • Markdown：左画面で編集、右画面でプレビュー
  • リッチテキストエディタ：ブログのように簡単編集
  • 同時編集機能：複数名で同時に編集
  • PlantUML：テキストからチャート、フロー、概念図を作成できる
  • 表作成：Excel、スプレッドシートをコピー＆ペーストするだけ
  • テンプレート：頻度の高いフォーマットをテンプレート登録
  • 画像、動画：ドラッグ＆ドロップで貼り付け
  • Youtube動画の貼り付け
  • 下書き、下書きレビュー
  • 編集履歴：いつ、誰が、どこを編集したか履歴を確認
（リッチテキストエディタの編集画面） rte0
（同時編集画面） rtr
（Markdownの編集画面）

コメントでディスカッション、「いいね」でレスポンス

  • 記事と同様、コメントでもMarkdown、プレビューが使える
  • ビジネスチャットで流れていた議論を、記事を基点にコメントでディスカッション
  • コメントの議論で後から経緯を確認できる
  • 記事にいいねでコミュニケーションを活性化
  • コメントにもいいねで意思表示

グループで閲覧権限、フォルダで構造化

  • Kibelaでチームを作成し、「グループ」ごとに「フォルダ」が構成でき、その中に「記事」が属する構造

  • グループ

    • グループごとに「非公開グループ機能」でアクセス権限を管理
    • プロジェクト、機密情報、外部パートナーなどで情報や権限を分ける

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  • フォルダ
    • グループごとにフォルダで分類し構造化
    • プロジェクトベース、組織ベース、それ以外など、投稿ルールと合わせて構成
groupfolder

記事をみんなで更新、外部に共有

  • 記事を共同編集モードにして、みんなで最新情報に更新
  • 共同編集で人の入れ替わりがあっても情報は常に最新の状態に
  • 記事をURLで外部共有
  • 外部共有で、顧客、委託先、パートナーとも議事録、情報など共有

高精度な検索

  • 複数キーワード検索、除外キーワード検索
  • 検索ボックスを「空クリック」で最近の閲覧履歴をオートコンプリート
  • 検索ボックスにキーワードを入力すると、リアルタイムで検索結果をプルダウン表示
  • メンバー検索、フォルダ内検索も可能
  • キーワード検索結果から、さらに期間、分類などさまざまな条件で絞込可能
  • 記事ごとに、関連する記事をレコメンド

記事をプレゼンテーション

  • プレゼンテーションに適したレイアウトの全画面に切り替わる
  • 記事を書いたらそのままプレゼン
  • 重たいパワーポイントをやり取りする必要なはし
  • 内容はみんなで更新して最新の状態をキープ

ビジネスチャットへの通知

  • 記事の投稿、更新、コメントを、リアルタイムでビジネスチャットに通知
  • Kibelaを開いていない時でも随時最新のアクションを把握
  • 通知のあったリンクからKibelaの記事を開いて確認

Kibela APIで外部連携

API活用方法



Kibela API：Outgoing Webhook

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Zapier連携（2000以上のサービスと連携）

Zapier連携について >>

  • Kibela → Twitter：（通知）外部公開記事

  • Kibela → Google Drive：（バックアップ）新規記事、記事更新、特定記事

  • Google Docs → Kibela：（自動記事作成）アンケート等フォーム送信内容など、集計、分析に展開

  • Github → Kibela：（通知）（自動記事作成）デプロイプロセス管理

  • Salesforce → Kibela：営業活動の記事作成連携、（自動記事作成）Salesforce のトリガーで設定項目を使ってKibelaに記事作成
    Salesforce にアカウントがない人にも営業案件を共有
    Salesforce はCRM、SFAの機能に特化し、詳細をグラフィカルにKibelaで展開
    　　・Kibela上の関連する情報も参照可能
    　　・部署を横断してスピーディーに関連するイベントへ展開
    　　・顧客ごとにINDEX化し、Salesforce 側ではそのリンクを共有

管理者機能：チーム管理

アクティブユーザ数、記事投稿数、コメント数、いいね数など、期間別に確認いただけます。csvファイルをダウンロードして、推移を確認することもできます。
※他、管理者機能、チーム分析機能を拡張中

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サポートチャット

スタンダードプラン以上でチャットサポートをご利用いただけます。
幹事様にユーザからの問い合わせが集中しにくく、お問合せへの回答もスピーディーです。

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プラン・ご契約

3つのプランと、様々なご契約期間、お支払い方法を選択いただけます。

プラン・契約・決済ついて >>

※チームの利用停止と自動的な削除について

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お問い合わせ

担当営業へお問い合わせください。
機能や使い方については、ヘルプセンターもご利用ください。